Los trámites administrativos

Para quien no lo sepa: parece ser que 1 tonelada de papel implica la tala de 15 árboles, y un paquete de folios DIN-A4 requiere 262 litros de agua.

Pues va a ser que vamos a hacer público lo que pueda ayudar a quienes varios años, un lustro, después siguen teniendo que lidiar con esta pesadilla de los trámites administrativos. Aunque sea con humor.

Acudí a una convocatoria de subvención de la DFB, a la que podía presentar hasta tres proyectos. Se pedía incluir toda la documentación oficial de la entidad solicitante. Cabía la posibilidad de que si la documentación obraba en poder de la DFB por anteriores solicitudes, se especificara en qué ocasión y con qué fecha se había entregado. Entregué dos proyectos pero incluí la documentación oficial solamente en un sobre y en el otro puse que la documentación oficial estaba en su poder en el primer sobre.

Estimada JAIO_LA_ESPIA:
Recibida la documentación requerida para la tramitación de las dos solicitudes de subvención presentadas por la Asociación que preside, y en respuesta a su escrito (sin firma) de fecha de registro de entrada de 19 de mayo de 2011, ponemos en su conocimiento que, conforme a los decretos reguladores de dichas subvenciones, los/as solicitantes deben presentar la totalidad de la documentación exigida por las bases reguladoras de cada subvención, para la tramitación de cada solicitud de subvención que efectúen.
A este respecto tal vez deba considerar lo siguiente:
En primer lugar, que son CIENTOS las solicitudes de subvención que se tramitan cada año en este Servicio de XxxxxxXXxxx en estas fechas y que es responsabilidad del solicitante aportarnos toda la documentación completa que resulta necesaria para la tramitación de cada solicitud de ayuda económica, dado que entendemos que ello redunda en su propio interés de que la ayuda solicitada se tramite favorablemente y sin problemas.
En segundo lugar, que cada convocatoria de subvenciones se tramita a través de un procedimiento diferente.
En tercer lugar, que las escrituras de constitución, estatutos, apoderamientos, etc., son documentos que no permanencen necesariamente invariables con el tiempo, sino que es frecuente que experimenten modificaciones de diferente tipo, por lo que resulta imprescindible aportar copia de los documentos vigentes a la fecha de presentación de las solicitudes (independientemente de que en algunas entidades hayan experimentado variaciones y en otras no).
En consecuencia, se les aconseja que en adelante aporten tantas copias de la documentación referida como solicitudes de subvención hayan presentado ante este Servicio -siempre en los términos que en cada caso señale el decreto foral regulador de cada convocatoria de subvenciones en la que deseen tomar parte- a fin de evitar posibles problemas futuros en la tramitación de sus solicitudes.
Atentamente,


A esta amable carta, respondí de la siguiente manera:

Estimada [persona de la función pública]: te envío este correo con firma digital electrónica, que utilizamos para la correspondencia con las administraciones. No quisiera entrar en polémicas estériles acerca de este correo que nos envías, pero sí quisiera aportarte alguna información que puede ser de tu interés, ya que andas peleando con tanta documentación.
Entiendo que la Diputación Foral de Bizkaia necesite disponer de toda la documentación completa para la tramitación de cada solicitud de ayuda económica.
Que entiendo que las escrituras de constitución, estatutos, apoderamientos, etc., son documentos importantes y que, en caso de haber experimentado modificaciones de diferente tipo, la entidad solicitante de las ayudas debe informar a la Diputación Foral de Bizkaia de este asunto, aportando la documentación vigente a la fecha de presentación de las solicitudes, pero solamente sería (o debería ser) necesario hacerlo con aquellas que hayan experimentado variaciones.
Que entiendo que la exigencia de la totalidad de la documentación que los/as solicitantes debemos presentar, exigida por las bases reguladoras de cada subvención, para la tramitación de cada solicitud de subvención, está entregada desde el momento en que entregamos una copia de TODA la documentación acompañando a una de las solicitudes, y que en el mismo sobre, para el mismo ejercicio, para el mismo servicio, de la misma administración, iba la segunda solicitud de subvención, ya que en el apartado 2.1 del artículo 3 del DECRETO FORAL de la Diputación Foral de Bizkaia 45/2011, de 1 de marzo, se dice
«En el supuesto de que dicha documentación obre ya en poder de la Administración y no haya sufrido modificación alguna, indicación del ejercicio en que fue presentada la misma.»
Por lo que la persona que recibe la documentación puede darse por enterada de que esa documentación ya obra en poder de la administración, ya que se ha recibido en ese servicio, con la misma fecha.
Que no procede, por tanto, la obligación de presentar tantas copias de la documentación referida como solicitudes de subvención se hayan presentado ante su Servicio, según los términos que señala el decreto foral regulador de las convocatorias de subvenciones en la que deseamos tomar parte, ya que obra un ejemplar de la totalidad de la documentación en poder de esa administración, desde el momento en que se recibe por correo certificado y se hace referencia a su entrega en el mismo sobre, lo que no debería generar posibles problemas futuros en la tramitación de nuestras solicitudes.
Además, es obligación de cualquier ciudadana o ciudadano, velar por el sostenimiento del planeta. La exigencia de aportar fotocopia del DNI, o del documento equivalente, ha quedado claramente obsoleta y discordante con una situación administrativa y social decididamente orientada a disminuir las cargas y barreras burocráticasmediante un uso racional de las técnicas y recursos disponibles, así como a disminuir el volumen de papel utilizado, para poropiciar un desarrollo sostenible del planeta y se está impulsando una simplificación de procedimientos administrativos que contribuya a optimizar la utilización de las nuevas tecnologías en las Administraciones públicas. No lo digo yo, lo dice el BOE.
Se estima que el número de fotocopias de documentos acreditativos de la identidad de un ciudadano presentadas anualmente en los trámites administrativos asciende a más de cuatro millones, según el BOE y para evitar esto, en el Real Decreto 522/2006, de 28 de abril se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes. Los objetivos de dicha norma son suprimir la obligación de presentar fotocopias de los documentos acreditativos de identidad en todos los trámites administrativos, pudiendo sustituirse dicha fotocopia, en aquellos supuestos donde la constancia de los datos fuese imprescindible, por una consulta telemática a la Administración pertinente, de forma directa o diferida.
Lo que no es nuevo, pues en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común estableció, con una visión estratégica y de largo plazo, en su artículo 35.f) el derecho del ciudadano a no presentar aquellos documentos «que ya se encuentren en poder de la Administración». Con base en este marco normativo, el ámbito de aplicación de este derecho ha ido ampliándose y así, mediante Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, se regularon las condiciones para la utilización de medios telemáticos en sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos, además del principio de buena fe, que introduce la LEY 4/1999, de modificación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Además está la LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Donde el título primero reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. Y el Artículo 30 del CAPÍTULO IV dice textualmente
«1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento».
Te puede divertir este video, que hace una cierta parodia de la locura esta de los procedimientos administrativos.
Pues resumiendo. Que la documentación estaba ya en poder de la Diputación en el mismo sobre donde indicaba que la documentación estaba adjunta a la solicitud adyacente, por lo que no consideré necesario talar otro arbol para volver a imprimir TODA la documentación otra vez.
Confío en que este correo sea motivo de alegría para no tener que acumular fotocopias innecesarias. 😉
Saludos cordiales

 

Y recibí la siguiente respuesta:

Estimada [JAIO LA ESPIA]:
Tengo que darte la razón en algunos de los contenidos de tu mensaje, pero el único que para mi es relevante es el relativo a lo que indica el artículo 3.2.1) del Decreto, dado que según he podido constatar efectivamente el decreto preceptúa lo que tú me indicas, por lo cual te pido mis disculpas. Envié ese mensaje motivada por la sobrecarga de trabajo que observaba en la persona encagada de comprobar y gestionar toda la recogida de documentación -la cual tuvo que fotocopiar todas las escrituras que remitistéis- pero después de comprobar los términos exactos del decreto reconozco que actué erróneamente.
Mi posicionamiento personal en el asunto que tú me describes -ahorro de papel- coincide totalmente con el tuyo, pero el trabajo diario nos genera con frecuencia muchas dificultades para llevar a la práctica estos planteamientos, dado que al día de hoy se nos exige que la documentación esté completa -en soporte papel- en cada expediente, y si no se nos remiten las copias que necesitamos nuestro personal tiene que sacar las fotocopias para incorporarlas al resto de la documentación. Ello nos produce mucha tensión y mucha congestión de trabajo cuando se utiliza el plazo de subsanación de documentación para entregar prácticamente toda la documentación (desvirtuando la auténtica finalidad de dicho plazo), lo que hace que los/as compañeros/as que tramitan dicha documentación sientan que se actuá de forma desconsiderada hacia ellos, ya que se ven forzados/as a tramitarla toda a última hora (porque en los procedimientos, aparte de mucho papel, interviene también el trabajo de muchas personas).
En cuanto a tus referencias a la Ley de Acceso Electrónico, has de saber que la ley sólo regula la relación electrónica de los ciudadanos con la Administración, pero por razones obvias los/as funcionarios/as luego tenemos que imprimir esa documentación que se ha enviado por vía electrónica, analizarla e incorporarla a su expediente (es decir, que no se suprime papel, sino que lo que se hace es simplificar el trabajo de los ciudadanos para facilitar su relación con la Administración).
En cuanto a tus referencias a la Ley 30/92, también te informo de que dicho cuerpo legal, como su propio título indica, sólo regula el «procedimiento administrativo común», es decir, el general, sin perjuicio de procedimientos específicos -como son los que nos ocupan- que pueden establecer peculiaridades sobre diferentes aspectos
Respecto a lo que tú llamas «la locura ésta de los procedimientos administrativos» te tengo que decir que es el ordenamiento jurídico vigente -que por el contenido de tu mensaje pareces conocer bien- el que nos exige llevar a cabo todos los trámites y procedimientos que desarrollamos y que cuando administramos fondos públicos tenemos que ser totalmente rigurosos con el cumplimiento por parte de cada solicitante de los requisitos exigidos en la respectiva convocatoria, y preferimos equivocarnos -y tener que disculparnos- por ser rigurosos que por permitir que reciba una subvención alguien que no ha acreditado que reúne las condiciones exigidas. Lo cual no quita para que esté totalmente de acuerdo contigo respecto a la necesidad de encontrar mecanismos que permitan eliminar o reducir el volumen de papel que genera el trabajo de la Administración, pero me parece que ése es un debate que excede en mucho de mis atribuciones.
Respecto al vídeo, lo dejaré para distraerme un momento cuando pueda hacerme un pequeño descanso.
Y por último, decirte que me parece perfecto que me mandes el mensaje con firma electrónica, aunque la verdad es que -como me imagino que ya sabrás- justo para mandarme a mi mensajes es para lo que menos necesitas la firma, cuyos supuestos de aplicación se encuentran regulados en la Ley 59/2009, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.
Recibe un saludo.

 

Detrás de cada papel hay seres humanos con sus miserias y su grandezas. El hecho de que me pida disculpas la redime, cómo no. Pero lo que es penoso es que más de TRECE AÑOS después de haber dado el paso la legislación para reducir el consumo de fotocopias… sigamos con este tipo de tratamiento salvaje del planeta.


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